信息时代如何做好事业单位档案管理工作
摘 要：详述了事业单位档案管理现代化是时代发展的必然趋势，介绍了当前由于事业单位对档案管理还不够重视，缺乏综合型档案管理人员，资源投入不足等诸多因素影响了事业单位档案管理现代化建设。提出了需要通过独立档案管理门户，做好档案管理信息化计划，提高档案信息化认识，加强人才培训，增加资金投入等方法来实现事业单位档案管理现代化。
关键词：事业单位；档案管理；信息技术；现时代
中图分类号：G271.6
档案是各种机关、组织和个人在各项特定社会活动中以各种形式、形态留存下来的具有保存价值的原始记录。档案的种类繁多，信息的载体也多种多样，随着信息技术的普及发展，以电子载体形式出现的信息越来越多。档案信息管理迫在眉睫。如何做好电子信息的收集、利用、保管以及原有纸质档案信息化管理是当前事业单位档案管理的主要工作。
一、新形势下档案管理信息化是大势所趋
21世纪，现代信息技术发展突飞猛进，越来越多的行业开始将信息技术应用到办公的各个环节中，政府的OA办公系统、信息公开网站、邮件、政务大厅、行政审批、微信等等，应运而生大量的电子文件与电子办公系统。花样迭出的办公招式背后是现代信息技术显而易见的高效与高准确度，相比之下，传统的纸质管理方式的弊端显现，效率低，流程多，已经无法满足现代化档案管理的要求，而信息技术的出现，使得检索、查阅工作高效、简单且准确，时代的变迁势必给档案工作产生巨大影响，档案管理工作向信息化、现代化发展成为必然趋势。
2014年5月5日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求各级国家综合档案馆要整体规划好本单位的档案信息化建设，并按规划目标统一指导、监督档案部门对电子文件形成、积累和归档的工作。2016年4月1日，国家档案局印发了《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，要求到2020年，全国地市级以上国家综合档案馆应全部建成功能比较完善的数字档案馆，能够接收立档单位电子信息档案，并针对馆藏重要的档案数字全部备份。
国家档案体系的升级对事业单位的档案管理也做出了新要求，现代化、信息化的方向就是与时俱进的方向，事业单位档案信息化改革势在必行。
二、当前事业单位档案管理信息化过程中存在的问题
1.多方面对档案信息化管理不够重视。时代的进步，改革的第一步不是机器机械的变革，而必当是思想与认识的革新。现阶段，许多事业单位管理机制传统落后，思想凝固，管理人员不仅对信息技术的应用还不够成熟，对档案管理信息化转变重要性也普遍缺乏认识，满足于现行的档案载体，缺少积极主动的学习、研究的意识。
另一方面，上级领导對档案管理工作同样不够重视。档案工作非一线工作，虽没能直接创造利益[1]，但高效得力的档案系统将为单位用人与办事提供不可替代的决策依据。单有基层工作人员的重视是不够的，唯有上下合力才能将资源配置发挥到最高效状态，使档案管理工作摆脱被动局面。
2.缺乏综合型专业管理人员。事业单位现有的档案管理人员普遍学历层次偏低、年龄结构偏大。他们大多没接受过专业的档案技术培训，对电子信息热潮后知后觉，接受能力相对较低，电子技术应用能力差，业务操作生疏。
另一方面，传统事业单位档案管理人员普遍存在安于现状，得过且过的心理，缺乏创新意识。管理队伍的整体素质不过硬，缺乏“德才兼备”的综合型专业管理人才，难以满足新形势下档案工作信息化和网络化的管理需求。
3.档案管理资源投入不足。无论是综合型专业人才的培养还是新技术的引入，经费的支持都是不可或缺的。单位决策管理层档案意识普遍较低[1]，导致档案工作资金投入严重不足，直接表现在事业单位大部分档案室设施简陋，电子设备落后，后期缺乏维修保养，工作开展困难。
巧妇难为无米之炊，没有基本的物质条件，档案信息化建设谈何容易。
三、新形式下事业单位档案管理信息化改革的思路
1.独立机构，建全制度，强化管理意识，提高规范化水平。
首先，档案管理要独立门户，成立专门的管理机构，有垂直的领导管理。上下合力，制定好工作计划和工作目标，才能有的放矢。其次，应当以国家的法律法规为基础，建立适合本单位的、切实可行的档案管理制度和监督机制。没有规矩，不成方圆，唯有以规范办事，以制度服人，才能真正确保管理工作的有条不紊。
制度建设一应把好“人关”。按制度办事，以制度束人，端正档案管理人员的工作态度，加强工作人员的安全意识与保密意识，实行奖惩制度，奖罚分明，真正将绩效工资的作用落到实处，以调动管理人员的积极性，提高档案管理意识。二应把好“档关”。管理部门应当联系实际，规范一套档案管理的统一标准，“清点家当”，分门别类，对单位的档案信息进行严格的审核、检查和分类，使得档案资料信息在内部与外部的传递、共享及交换等方面有共同的标准，遵循标准，统一管理，查缺补漏，完善资料，逐步推进事业单位档案信息现代化的各项工作。
2.加强人才培养，增强档案管理队伍的建设。
素质决定质量，只有管理人员素质高，能办事，才能办好事。所以实现档案管理现代化，必须加强档案管理队伍建设，选拔当下最急需的综合型优秀人才，为档案管理队伍补充肯干、能干的新鲜血液，尤其是较为年轻的综合型人才。
何谓是当下最急需的综合型优秀人才？在信息化、网络化高速运转的新时期，档案管理人员不仅要对传统分类、索引、整理技巧了如指掌，具有丰富的档案专业知识和实践经验，还应创新对计算机网络的运用，掌握一定的经济和政治法律知识，具有全局意识，具有较强的组织协调能力和决策能力[2]，引领档案管理朝着现代化的方向前进。
而针对现有的档案管理队伍，应加强再教育培训，逐步开展多层次、复合型人才的教育培训，实现现有管理人员全方位技能的增长。解放思想，跟上时代的步伐，才能把档案工作做好。
3.引起重视，加大资金投入力度
上下合力，其利断金。健全的档案是单位管理和发展的基础，上级决策部门应当关心和支持档案管理工作，充分认识档案管理的重要性，并充分发挥领导作用与全局意识，与档案管理人员多沟通，多听取档案工作汇报，了解实际工作中的问题与机遇，给予档案管理人员压力和动力，帮助工作人员解决工作中实际存在的困难和问题，科学指导档案部门的工作。
其次，档案工作经费应当列入事业单位年初预算，加大建设资金投入，按标准按要求建设规范化的档案存放室，完善通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套设施[1]，逐步改善档案管理办公环境，提振工作者信心，更好地投入工作。同时，还应当切实保障管理过程中的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需的费用，如通过服务外包模式创建更专业高效的智能信息检索系统、购置高精准的仪器等等[3]。
四、小结
在信息化时代，人工智能、大数据算法迅速普及的当下，人们对档案管理的要求越来越多，而档案信息化工作涉及的知识面广，对管理人员的综合素质和综合能力要求也越来越高，所以这就要求事业单位上下要一致重视，勇于创新，加大资源投入，充分利用信息技术的便捷，与时俱进，使事业单位的档案工作朝着现代化的方向健康发展，为单位科学决策与社会和谐发展作出更大的贡献。
参考文献
[1]孟凡宏.新形势下事业单位档案管理的改革研究[J].兰台世界，2017（4）.
[2]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸，2010（5）.
[3]李丽云.新时期机关档案资源体系建设[J].兰台世界，2017（1）.
作者简介
李雪芳，大学本科毕业，工学学士学位，2003年取得会计师资格，2016年7月份任汕头市市政工程维修中心资料档案室副主任，研究档案管理信息化。
（作者单位：汕头市市政工程维修中心）