【摘 要】收集、整理档案文件材料并完整、准确、系统的保证档案材料是一件非常重要的事情。 【关键词】如何；学校档案材料 学校档案材料形成于教学、党政管理以及其他各项活动的过程中，在这些活动过程中，形成了丰富的、大量的文件材料。但是教学等活动本身就是各部门、各系统以及个人分散进行的，因而这些文件材料也就具有分散性、被动性、游离性和自然，人为消失性。档案就是在这些文件材料处于相当分散、游离的基础上，按照一定的要求，经过收集、整理，最终使之排列有序而成的。简而言之，档案的形成是这些分散的、游离的文件材料趋于集中汇合而成为档案，收集工作则是首要的一环，要保证档案材料的完整、准确、系统，只有将文件收集齐全才能实现。
蕴藏在人们科研、生产和党政管理以及其它各种活动过程中的有些文件材料，在流动趋向上具有两重性。它作用于人们各种活动本身，它的流动趋向具有能动性，因为事件的本身要求某一材料必须完成它的全部流动过程，方可终止。而作用于档案材料，即流向档案馆的趋向，则往往缺乏必然性，颇具被动性。也正由于这种情况，使大量可能构成档案的文件材料具有自然的或人为的消失性。对于如何做好文件的收集呢可从如下几个方面着手：
第一，要做好宣传教育工作，大力宣传学校档案荼的重要性，做好宣传意义重大。在一般人的习惯里，一提档案，就是人事档案，国家档案，历史档案，而对于我们自己亲手为社会主义创业所产生的档案却不以为然。殊不知，历史是人创造的，昨天对于今天就是历史，前人的足迹对我们是历史，而我们今天的足迹对于后人来说也是历史，所以要大力宣传，我们一定要珍惜创造的历史，使一切留有历史足迹的材料及时、完整、妥善地交给档案管理部门。
第二，是要加强档案业务培训，建立一支具有吃苦耐劳、甘为档案事业献身的专业档案工作队伍。文件材料的齐全与否，乃至整个档案作的成败，最终决定于专业档案工作者的素质和献身精神。要设法形成一套科学的、完整的文件材料流向制度。这种制度既不能因及时收集归档材料而影响历史事件本身的进程，又要使文件材料不会自然或人为地消失。只有形成一种制度，从根本上解决文件材料归档的被动性，才能使其能动、必然地流向档案管理部门。
第三，档案工作的领导部门校档案室应根据文件材料的形成规律，为产生文件材料的各部门和档案工作人员制定出大纲，其内容应包括收集内容范围、要求和办法等，就像教学大纲一样，依据大纲收集材料就有针对性，不至于盲目行事。
第四，档案工作人员要发挥主动性，尤其档案管理者都是直接置身于文件材料的产生地，如果档案员采取被动的守室待送办法，送什么收什么，送多少收多少，那么，在目前的情况下，要想收集到完整齐全的文件材料是困难的，因为现在人们的档案意识尚未普遍加强，不少人对档案工作的意义还缺乏认识，甚至一些领导亦然。有些同志办完一件事，随手将文件材料往抽屉或包里一塞，等到你收集时，它已不知去向，在当前这种情况下，只有靠档案工作人员加强自身的档案意识和工作责任心，克服重重困难，障碍，采取主动出击的办法，尽量参加到一些能形成这些材料的活动中去，了解活动的过程，随时注意收集材料。
对于教工的各种材料，如评奖、评职称等需要大家展示成果，这就是收集材料的好机会。要想使这方面的收集工作顺利进行，档案员对待每位同志的态度必须真诚，工作认真负责，爱惜教师交来的每一份材料，哪怕是一张不起眼的字条。在交接材料上要建立制度，办理手续，教师需要用材料时，随时找给他们，不厌其烦，使他们感到方便。这样，教师们对档案员产生了信任感，也就愿意积极将材料送交档案室。
我还认为，我们档案人员在收集材料方面要有点职业精神，使档案意识成为自己的本能，在荼中要做到耳聪、眼尖、脑敏、嘴勤、手勤、腿勤。对自己所在单位或部门的一切活动要多长些心眼，也就是说，对所有活动中形成的能形成档案的文件材料，都要给以关心，听到哪里有什么材料，应迅速去收集，见到什么材料，脑子应迅速作出反应，该材料能否形成档案？有些活动要随时动手记一记，俗话说“好记性不如烂笔头”。要使人人关心档案工作，还在靠我们大家宣传。绝不能把档案工作当成是几个档案工作人员的事，而应该使之成为每个单位每项活动中全体参与者共同关心的事。
要使大家认识到档案不仅是产生于教学、党政管理以及其它各项活动，档案工作做好了，反过来也会促使各项活动进一步向前发展。这是一项与大家利益相关、极有意义的工作。从而使大家自觉地养成积累材料并及时归档、进档案馆的习惯。只有靠全体成员共同努力，才能收集到比较齐全的文件材料。可见档案文件材料收集工作也是一件非常重要的事情。