摘 要：高等职业院校的档案管理工作是学校管理中的关键环节，在学校的日常管理工作中占据着非常重要的位置 。但在目前形势下，高等职业院校的档案管理还存在一些问题，诸如领导不够重视、管理人员专业知识缺乏、管理方法相对滞后、管理制度不规范等。因此，必须采取相应的对策解决这些问题，只有这样，才能更好地为学校的发展建设服务。
关键词：高等职业院校；档案管理；对策
【中图分类号】G 【文献标识码】B
【文章编号】1008-1216（2018）02B-0014-02
一、 高等职业院校档案管理工作存在的问题
（一）档案管理人员缺乏相应的专业知识
随着社会的不断发展，国家对高职院校的重视程度不断提高，国家以及政府对高职院校的帮助扶持也不断增加，大多数高职院校在学校的学科建设以及教学方面投入了大量的财力和人力。同时，对招聘进来的专业教师的要求也越来越高，无论在教师的学历还是工作经验方面都制定了严格的要求，以此保证学校的教学质量。
但是，在学校档案管理工作这方面，大多数高职院校并没有招聘与档案管理专业相关的工作人员，目前从事学校档案管理工作的人员大都是从学校教务或者其他岗位调换来的，这些工作人员缺少与档案管理工作相关的专业知识，在实际工作中，不清楚档案管理工作的细节以及注意事项，从而导致不能对学校档案进行科学归类，全面管理，进而影响了学校档案管理工作的效率，同时也浪费了学校档案的丰富资源。
（二）档案管理方法和手段相对落后
目前，一些高职院校对档案管理工作仍然采取比较传统的方式，通过原始、简单的方式对学校以及学生的信息进行记录，存放的档案以手工填写的纸质版文件为主，学校的管理人员对档案进行管理时采用手工的方式进行编辑与检索。学校档案信息记录的手段和方式都比较落后，这样，不仅影响了学校档案管理工作的效率，同时也会出现一些档案因为平时管理不当出现缺失和损坏的现象，给学校的档案管理工作带来极大的不便。随着科技的不断发展，高校档案管理工作电子化是档案管理工作未来发展的趋势。
（三）缺乏科学、合理的管理制度
目前，高职院校的档案管理制度各不相同，不同的高职院校有不同的管理方法，在档案管理方面，高职院校没有形成具体的、统一的、切合实际的档案管理规章制度，这给档案管理工作带来很大的不便，主要体现在以下方面：首先，由于高职院校的档案管理制度不完善，没有形成一套统一标准的管理规章制度，这样就导致了学校的档案资料装订不规范，平时档案资料的放置也比较凌乱。学校档案资料管理制度的不完善也间接导致了档案资料在保管方面、整理归档、核对方面、信息使用等方面的不规范。其次，有些高职院校的档案管理工作还是采用以前的方法和制度，仍使用比较封闭的模式。由于学校的档案管理工作没有形成统一标准，造成档案资料装订不规范还会引起一些问题，例如，档案资料没有进行统一的页码编排，档案管理工作中即使出现了资料短页缺码的现象也不会被工作人员发现等一些问题。
（四）领导对学校档案管理工作不够重视
目前，无论是普通的高等院校还是职业院校，都存在学校领导干部对学校档案管理工作认识不到位，档案管理意识薄弱等问题。一些学校领导认为，档案管理就是把学校以及学生的材料进行整理，而把工作的主要精力都放到了学校的基础建设中或者学校的学科建设上，没有充分认识到档案管理工作在学校发展过程中所起到的重要作用与影响。
学校领导对档案管理工作重视不够，这样就导致有些高职院校的部门领导存在一种观念，认为在平时的工作中，他们的主要方向是抓学生的管理和教学，容易忽视对档案工作的管理，在工作中，没有认真对待档案管理工作，同时，也没有做到与档案部门的有效配合。学校领导对档案管理工作的忽视，间接地也给学校的档案管理人员带来消极的氛围，使他们认为，自己所从事的工作无足轻重，由于思想高度没有达到，在工作中就没有了热情，工作效率不高，进而，导致了高职院校的档案管理工作没有得到长远的发展。
二、解决高职院校档案管理方面问题的对策与建议
高职院校如何解决目前在档案管理工作中出现的这些问题呢？这就需要提出相应的对策和建议。
（一）提升档案管理人员的专业素养
首先，高职院校要加大对人才引进的投资，有目的、有计划地引进专业人才，让他们加入到本校的檔案管理工作中，引进的这些人才既可以是学习档案管理的专业人才，也可以针对具体情况放宽条件，招聘一些计算机专业的人才，因为目前高职院校的档案管理工作正逐步趋于电子化，对计算机专业的人才经过短期培训一般能够达到工作的需要。
其次，高职院校要重视对招聘人才的培训，不断学习才能进步，应该根据学校的时间安排，对档案管理人员进行培训，培训可以以集体学习的形式，也可以以讲座的方式进行。
同时，学校还要鼓励档案管理人员研究一些相关课题，发表相关论文，这样，不仅可以提高档案管理人员的综合素质，也可以使他们发现学校档案管理工作中的问题，更好地为学校的档案管理工作服务。
（二）促进档案资料的信息化管理
高职院校以前的档案管理方式多以纸质版为主，方式落后，工作效率较低，有一些材料还会因为时间的推移而出现丢失的情况。随着科学技术的快速发展，云计算、大数据的运用，各个行业都在向着数字化、科技化的方向发展，高职院校的档案管理工作也应该结合学校自身情况，逐步向电子化方向发展，在工作中，也应该与时俱进，采用电子化管理，提高工作效率，建立具有本校特色的档案数据库，在本校档案管理电子化的基础上实现档案信息管理的网络化。
（三）制定科学、规范的档案管理制度
如果高职院校想做好档案管理工作，那么，完善档案管理制度就是做好这项工作的基础。高职院校的相关主管部门要采取相应措施，建立健全高职院校档案管理规章制度。由于一些高职院校档案管理的方法比较落后，导致有些档案材料缺少题目，或者出现页码缺失的现象，高职院校有必要对这些档案资料进行重新整理，使学校的档案资料管理模式更加规范。另外，高职院校应该根据本学校的具体情况制定一套适合本校特点的档案管理制度，对学校的档案资料进行统一分类，提高高职院校档案管理工作的效率。
（四）加强对档案管理工作的重视
上面的论述中提到，由于高职院校的领导干部对学校档案管理的认识没有达到一定高度，导致高职院校档案管理工作的发展相对滞后。没有从思想上认识到学校档案管理工作的重要性，再加之学校档案管理工作的间接性，使高职院校的档案管理工作在短期内看不到效果。那么，为了使高职院校的档案管理工作呈现出新的气象，从领导决策和管理体系方面，笔者认为，高职院校的档案管理工作应该实施工作岗位责任制，学校可以成立一个专门的档案管理工作小组，例如，校长或者院长可以任组长，副校长或者副院长可以任副组长，各院系的负责人可以为该小组的主要成员等。这样，可以把学校档案管理工作的任务分配给相应负责人，使大家各司其职、各负其责，学校的主要领导可以融入其中，这样做可以使高职院校的领导在思想上重视档案管理工作，同时也可以保证学校档案管理工作的人力、物力、财力的投入，充分体现档案管理工作的重要性。
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