加强藏品管理是美术馆建设的重要环节，开展藏品普查，做好藏品登记著录是加强藏品管理的基础性工作。现就有关问题做如下探讨： 一、藏品登记著录 根据国际博物馆协会的定义，美术馆是博物馆26种类型中的重要一类。既然是博物馆则应适用博物馆管理的基本原则。根据博物馆学界的普遍观点，收藏是博物馆的重要功能，藏品是博物馆赖以存在的物质基础。鉴于藏品在博物馆工作中的重要地位，对藏品的管理一直是博物馆学研究的一项重要内容。国际博物馆协会《博物馆职业道德》(2004年版)将藏品管理工作的内容划分为合法所有权、长久保管、档案记录、提供利用和负责任的处理五个部分。在这五个部分中，对藏品信息进行科学、完整的登记著录，建立一套“登记清楚、鉴定确切、编目详明、查用方便”的藏品档案，无疑是一项重要的基础性工作。
根据《国际博物馆协会职业道德准则》规定：“确保博物馆临时或永久接受的一切物品得以恰当地、全面地作出记录，以利于证明出处、鉴定断代、记录状况并进行处理，是一项重要的专业职责。”国际博物馆协会登记著录委员会(CIDOC)认为，没有完整登录的藏品不是真正意义的“博物馆藏品”。我国《博物馆管理办法》第二十条也明确规定：博物馆应建立藏品总账、分类账及每件藏品的档案，并依法办理备案手续。博物馆通过依法征集、购买、交换、接受捐赠和调拨等方式取得的藏品，应在30日内登记入藏总账。
但是，从实际情况看，博物馆藏品管理还存在着一些需要解决的问题。例如家底情况不明确、登记标准不统一、账物相符有难度等等，对于准确了解博物馆藏品的资源、建立动态的科学管理机制有待提高。
为全面掌握我国博物馆藏品家底情况，提高藏品的保护和管理水平，促进藏品资源更充分地发挥作用，2001年，财政部、国家文物局联合启动了旨在以数字化手段调查、完善我国文化领域国情资料的“文物调查及数据库管理系统建设项目”。截至2011年，“文物调查及数据库管理系统建设项目”共完成全国31个省市2，636个文物收藏单位1，660，275件／套馆藏珍贵文物和13775件馆藏一般文物的数据采集工作，拍摄照片3，869，025张，录入文本信息3.05亿字，数据总量达15.16TB，成功廓清了全国馆藏珍贵文物的家底情况，为国家掌握文化资源，有效保护和合理利用文化资源提供了有力的数据支撑。其中有些美术馆也参加了这次调查工作。
目前，国家文物局在取得调查成果的基础上，正着力推动国有可移动文物普查工作，并已在相关地区和系统启动了试点工作。这是完善藏品登记著录、加强藏品科学管理、有效发挥资源作用的重要举措。
二、藏品普查
开展馆藏品普查工作是藏品登记著录的集中表现方式，现就有关问题思考如下：
(一)基本认识
美术馆作为保存、研究、展示各类优秀美术作品的收藏单位，其藏品体系齐全，品类丰富，是国家重要的文化资源。通过开展美术馆藏品普查，对全国国有美术馆藏品进行系统记录和深入研究，揭示文化内涵，对于一座美术馆、整个美术行业乃至文化事业的发展具有重要意义。就美术馆自身而言，通过开展普查，全面掌握藏品信息和保存状况，可以加强对于藏品的管理，避免各种原因造成的藏品流失、毁损，特别是利用信息技术，采集藏品信息并建立藏品电子档案之后，美术馆可以利用信息系统在线开展藏品研究、组展、宣传等业务工作，最大程度地减少与藏品本体的接触，避免藏品因搬运等造成的毁损几率。与此同时，美术馆还可以利用普查数据向公众提供丰富的美术信息资源，满足公众需求，传播文化知识，提高美术馆的公共文化服务能力；对于美术馆行业而言，行业管理部门通过普查，摸清全行业收藏家底，有利于在制定行业管理政策的过程中，特别是在珍贵艺术品征集、保护设施配置等方面，准确把握行业发展状况，有效提高行政决策水平和管理工作效率；对于整个文化事业而言，国家通过普查，可以加强对于国有美术作品这一重要国家文化资源的管理，有效保护和合理利用文化资源，更好地发挥文化资源自身价值、促进社会文化建设。此外，通过开展普查，还可以为发展壮大文化产业，特别是数字文化产业提供基础资源素材，有利于促进经济建设。
(二)操作技术
1.范围和内容
美术作品收藏的范围十分广泛，从国有美术馆到民办美术馆再到美术创作机构，从文化系统到其他行业甚至到驻外使馆都有美术作品资源，美术馆藏品普查范围的准确界定是一个值得探讨的问题。
普查工作内容将涉及到藏品清查、认定建档、数据采集、摄影拍摄、登录汇总、审核发布等。普查登录的主要内容将涉及：藏品基本信息(名称、年代、类别、级别、质地、数量、尺寸等)；藏品保存情况(完残状况、保护条件等)；藏品管理和利用情况等。
2.技术手段应用
从实践情况看，按照登记著录的载体不同，博物馆的藏品登记著录工作，大体经历了纸质档案管理和数字化档案管理两个阶段。中国博物馆的数字化档案管理阶段从20世纪90年代开始。与传统的纸质档案管理模式相比，数字化登记著录具有明显的优势。与藏品实体的唯一性、分散性和不可再生性相比，藏品数字登录信息是无限的、可关联(共享)的、可再生的。一方面，可以被无限地复制、储存、加工，通过网络和其他介质任意传输，利用博物馆内的数字播放和投影、PDA导引点播、人机交互平台等虚拟信息展示系统，也可被制成各种产品投入市场，还可以发布在互联网上供用户浏览和下载，有利于博物馆藏品及其所附着文化内涵的广泛传播；另一方面，藏品数据资源还可以将不同地域的藏品以一定的特征关联起来，使得用户可以方便地检索和查询藏品数据，改变藏品本体分散保管在各个博物馆中很难集中研究和展示的现状，为研究和集中虚拟展示藏品提供了极大的便利。鉴于数字化手段的特殊优势，在美术馆藏品普查工作中利用计算机、网络、数据库等技术手段是一个值得关注的问题，其内容将涉及到软件开发、数据采集、数据存储、数据加工、数据传输、数据应用、数据安全等。
3.标准规范
标准规范是科学普查的前提和基础。标准规范是利用信息技术记录和描述博物馆藏品时所有规则的集合，其内容包括指标著录规范、影像著录规范、信息技术规范等。为了规范馆藏品登录，国家文物局曾先后颁行过《博物馆藏品信息指标体系规范(试行)》、《博物馆藏品二维影像拍摄技术规范》等标准规范，并在文物调查项目中得到了推广和实施。近期，中国美术馆参照国家文物局《博物馆藏品信息指标体系规范(试行)》，结合本馆藏品特征和管理工作实际，研究编写了《中国美术馆藏品信息指标著录规范(试行)》，其内容包括2个指标群、29个指标集、99个指标项，但就整个美术馆行业而言，尚无可适用于馆藏品普查工作统一的、成熟的业务标准和技术规范，这方面的任务十分艰巨，是值得特别重视的。
(三)条件保障
开展美术馆藏品普查，是一项复杂的系统工程，关系到文化行政部门、各美术馆、美术馆行业组织等多个方面。要保障普查工作顺利开展，应特别注重两个方面的条件支撑：一是人才，二是经费。一方面要重视美术藏品保管专业人才和计算机技术人才的选拔和培训；另一方面，需要争取中央和地方财政部门的经费支持。
开展全国美术馆藏品普查应是一项长期工作，不可能一蹴而就，也不可能一劳永逸。从工作方法角度来说，开展前期调研，编制可行的实施方案，明确目标、任务、方法、步骤等，做好充足准备，是开展普查工作的前提。无论是前期准备工作，还是以后的普查实施，都要靠各美术馆具体落实，大力支持。愿美术馆界的广大同仁，共同努力，以促进美术馆藏品普查工作尽快而顺利地开展。