上海 XX 软件科技有限公司 XXXX协同办公系统 项目上线指导方案书
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XXXX协同办公系统 项目上线指导方案书 一、撰写背景
作为各企事业单位信息化建设重要项目的协同办公系统，在系统服务商 （供应商）实施工作结束之后，往往会面临一个难题：
如何在单位内部顺利推动系统的应用？ 实际情况更多的是——项目实施结束之日也是产品束之高阁之时；如果 公司上下推动应用不力、不利，久而久之系统将会被弃之并废掉。
那么,为什么系统的“成功实施”并不一定意味着系统的“成功应用”呢?
首先，项目实施周期不宜过长或过短，根据项目需求确定合理确定周期。
过长，使实施与服务及应用界线模糊，客户自主应用期对实施方依赖性 过度过频，不利软件以客户为主导的应用开展； 过短，软件实施与应用经验的推广与培训指导受时间所限会不深不透。
除非涉及区域范围非常广、人员非常多，否则大多数供应商的实施服
务工作 仅有 1-3 周时间，在有限时间里要完成系统需求调研、基础数据收集和导入、 系统应用表单及流程设计、测试、确认、培训等一系列工作，靠实施方在实 施期间组织大规模活动需“长期与全员参与的软件应用”是不符合客观现实； 其次，长期的以“自我”为主的“应用期”与短期的以“商家”为主的 实施期功能与目标不应混同。单纯靠短期集训学会应用管理软件是不现实的； 再次，使用单位要成功应用系统需要一个磨合期。任何一种商品化或通 用性产品，都无法绝对适应使用单位原有的工作模式、满足不断运动与变化 的个性化需求及每一员工的个性、习惯及喜好；
最后， 实施工作的实质是：引领使用单位搭建现代化高科技办公工作模 式铺平一条道路。而真正要走好这条路，除了服务商提供后续跟踪服务之外， 更重要的是使用单位自己要有信心、决心、耐心走好这条路。
因此，项目实施是实施方与用户方密切配合的系统工作， 如果说系统实 施工作实质是“扶上马”，则后续服务或上线指导就是“送一程”了。本指 导书即为后续服务的重要组成部分，希望能为使用单位推动协同 OA系统的应 用助一臂之力，送好这一程。
二、撰写目的 此系统上线指导书是根据本公司多年总结的实施服务方法论及项目管理
经验，结合用户实际应用案例来编写的，目的是希望使用单位能借鉴其中适 合自己的方式方法，来成功推动协同 OA 系统的上线应用，从而提高自身的工 作效率、完善各项管理制度和管理流程，真正从信息化建设中得到实惠。
三、集团应用 OA 现状剖析 3.1 人的因素分析（人是项目中最革命性因素）
3.1.1 单位组织人力、物力、财力及时间投入此项目，显示出百联集团 领导对此项目的足够重视，但项目通常的隐忧在于项目启动及实施后对项目 的持续关注与持续投入是否有保障。
信息化项目从来就是“一把手”工程，这是项目实施是否成功的关键点。
其他重要项目如此，OA 项目更是如此，一把手或主管信息化的 CIO是项目自 始至终的 坚强领导者 。
3.1.2 中层领导全面组织并参与了项目实施、培训与项目验收工作，但 对项目持续推进、阶段性验收考核、关键性流程引导、具体目标的有效推进 与实施计划的合理分解方面仍须加强。
信息化项目同时也是一项“系统工程”，中层骨干的有力参与及正确引 导是项目成功的支撑点。
中层骨干对项目目标自始至终均应有足够信心、项 目推进时合理的心理预期，系统工程要系统地去理解、引导并系统地去解决。
中层骨干是项目自始至终的 坚强组织者 。
3.1.3 基层员工全面参与了项目实施与应用实践，但需要正确理解信息 化项目的渐进性、正确处理好对待新事物的态度、正确处理好传统办公与现 代化办公习惯上的冲突。
信息化项目更是一项“全民工程”，全员参与全心投入全力贯彻是“全民 工程”的全部。
基层员工对信息化信心与理解缺乏足够认识的前提下已经在 被动的接受信息化给其在工作生活方面带来的影响，正是这种被动导致对信 息化工作理解、参与程度不够，心理预期波动大，消极、悲观、畏难情绪影 响员工参与及项目推进。基层员工是项目 自始至终的参与者 。
3.2 制度因素
项目推动需要有效纳入制度管理轨道，OA 应用管理制度是一套涉及办公 室管理（工作流程）、人力资源管理（绩效考核）、部门管理（岗位制度、部 门职责）、计算机管理（信息化制度管理）乃至企业管理多部门、多组织、多 层面、多学科的制度保障管理。必须通过“人定制度，制度管人”的思路进 行相关制度化管理，有效促进 OA 的应用。
3.3 心理因素 任何事物发展或项目的实施与推进必然有其内在规律，我们必须有对项 目的合理预期及心理调适过程，从而引导我们成功推进项目。
3.3.1 软件“唯美因素”误导 员工应用层面普遍会有一种误解是：等软件完善（或没有任何缺
点或完 全达到自己要求）以后再用。
其实完美是相对的不是绝对的 。因使用新系统 不习惯，甚至觉得人为增加劳动量等均是对新项目启用的错误解读。如果认 为等软件完善（按自己意思）后再用，那么软件将永远难已达到目标应用起 来。
软件是靠应用与实践的推动而得已改进并完善起来的 。
3.3.2 旧工作习惯的冲击 因为 OA 系统是对旧模式的改造，是一次组织行为的变革，所以会与旧有 的办公习惯和惯性思维产生一些冲突，必然有融合期，这就要求单位能够积 极创新，勇于变革，从观念和行动上除旧纳新。
所以才有必要选择那些具有先
进管理思想，能够产生推动作用的 OA 产品，而不是一味的追求符合自己使用 习惯和使用上的简单，也要主动的去适应软件，因为推动管理进步是应用软件 的最终目的。
3.3.3 自身能力局限性的影响
部分员工会因自身在计算机应用方面技术基础的不足、新兴事物学习力 不够、OA 的公开、公正、透明触及私利而产生抵触心理 。
从目前看，此系统应用仍处于项目推广上线初始应用阶段。对于存在问 题及我们所能预见的情况总结如下：
系统应用积极性需要进一步提高、员工参与程度需要加强、单位对项目 应用历来有所期望但需要重点在有效引导、着力推动、制度保障与强
有力领 导。
本建议书认为只要经过“合理规划、有效引导；正确认识，充分重视； 措施保障，组织有力”是完全可以达到项目设计初衷与目标的。
四、成功应用的五大保障 五个“保障”确保成功应用：制度、组织、资源、技术、培训 4.1 制度保障：规范科学合理的制度是项目成功实施的体系支撑； 首先建立系统推进制度，明确责任目标，确定考核任务严格奖惩，有必 要可制定责任状； 其次建立 OA 操作规范制度，确定指标考核体系，明确应用范围，合理 科学应用 OA 系统；
结合 OA 系统应用逐步建立新工作流程，强化管理，优化流程和制度。
4.2 组织保障：领导对项目的重视和强力推动是项目成功的关键； 领导亲自抓，以身作则，从软件应用上把好“审批”关； 重视项目投入,协调单位资源,对项目应用进行考核,奖优罚劣,重在落实。
4.3 资源保障：充分利用各种资源，确保系统应用骨干人员在系统深入 推广中发挥主力军作用及模范带头作用。
确保人力、财力、物力投入，保障系统成功应用； 确保各部门骨干成员有充分时间与精力推动系统应用。
4.4 培训保障 采取多种形式，对用户贯穿始终地进行培训和演练； 对关键岗位操作员及普通用户实行培训后考核。
4.5 技术保障 使用单位与实施服务单位进行充分沟通，确保技术应用支持到位； 建立必要的日常联络与解决问题通道。
五、上线指导 5.1 系统上线步骤：系统上线一般要经过三个阶段，即试运行、局部上 线（或双轨并行）、正式上线。
5.1.1 试运行阶段：系统实施工作完结之后，必须进行阶段性验收及成 果确认，以便从项目管理角度进行新阶段工作部署。
通过以正式通知或公文形式告知全体员工----于某一时段在单位内部试 运行使用协同 OA 系统,并提出阶段性验收目标。通过试运行使用来学习、熟
悉系统的操作特点，结合自身工作来学习系统，找出使用中出现的难题和问 题，并整理好提交给系统管理部门。值得强调的是此过程中不合理或太个性 化的问题和要求需要合理分析科学梳理及时解决。
5.1.2 局部上线阶段：即在此阶段通过应用比较熟练或比较顺利的部分 功能（或表单）来确认并予以强化，以正式发文的方式强制规定在系统中流 转，限定日期不再接受纸质文件，将系统流转过程通过制度规定下来改造、 改变传统工作模式形成新的办公模式；而对于仍未熟悉且流转不够顺畅的部 分功能则采取双轨并行措施，于应用中不断熟悉，并设法改进应用以期尽快 达到目标。
5.1.3 正式运行阶段：即通过一定时间的运行,系统的各项主要功能（公 文和表单流转）均符合要求，各项系统工作制度均建立之后将正式全面启动 系统工作，凡是制度规定必须通过 OA 系统来流转的工作必须严格按照制度执 行。
先进管理理念成功借鉴务必有效运用：先僵化再固化后强化再优化的指 导原则。
以上各阶段所需时间，应根据使用单位的具体情况来定。一般而言，每 阶段需大概 15 天至 1 个月时间，时间控制宜紧不宜松。在整个上线过程中， 建议使用单位多向服务供应商咨询、听取建议，相互沟通，共同推进。
5.2 按总体规划、分步实施的原则逐步将工作迁移到 OA 系统中 “十六字”方针：“总体规划、分步实施、重点突破、循序渐进” 在制度保障应用的前提下，按重点突破、循序渐进的原则稳健推动 OA 系 统的应用。
推进必须主次分明，将重点需解决的问题、重点应用的功能首先突破， 按从易到难、从简到繁的方式来推进。
重点解决公文处理、知识管理、解决瓶颈级应用问题。一般而言，公文 管理（包括公文档案管理）、知识管理、信息发布和表单审批是应用的重点， 高级应用是信息集成，应分阶段突破，其中公文管理是重点中之重点，要首 先突破。
主要包括以下问题：
公文流转问题：反复训练，从易到难，从简到繁地来推进。如公文 发文过程先走简单的人工送审方式，再逐步利用固定流程来流转。
文档存档问题：公文的成文过程完全可以通过 OA 来实现，成文之后 将公文打印出来盖章作为原稿留底，而流转过程可通过 OA来实现。
公文的现实存档和OA系统的电子存档应保持一致,即类目索引要相同。
信息集成问题：涉及异构软件系统的集成问题，属于高端应用，且 需要被集成第三方软件供应商提供相对开放的数据接口等技术配合。
（因涉层面相对较多，另案特别处理）。
六、结束语（两种心态，不同结果）
第一种心态：
我尽可能用好 OA 的功能，使用要 求几乎都是这个 系统能实现的。
以这种心态推动 应用往往成功率较高，使用的满 意度也很高，是正确的、良好的 心态。
第二种心态：
用户使用要求
用户使用要求
OA 系统功能
O O A 系统功能
工 作 真方便！
怎么那么麻烦啊！？
我要求 OA 能满足所有人 员的要求，甚至必须严 格按照我的设想去实现。
以这种心态推动应用往往陷于困 境，成功率、满意度都比较低，是 需要警惕和消除的。
毕竟，我们使用之商品化产品，是开发商的管理理念与大多数用户的应 用实际融合而成的，而非专门为某一个单位量身定制，故必然会出现与本单 位使用习惯、管理制度和模式有所差异的地方，即便专为某一单位定制也会
因“众口难调”，也不可能满足所有人的应用需求和喜好。
因此，使用系统过程当中出现不同的声音都是非常正常的，我们需要以 正确的心态去对待。
（注：以上两种心态特指在选定产品之后的应用，而非在选型时不能按 照自己的要求和喜好选择产品，这是两种不同情况。）
本公司作为项目实施一方一直会对项目予以持续关注，但毕竟只是项目 的一方成员，有些超过单方力量推进的因素我们也有客观认识。
其一：作为贵司信息化系统工程一部分的 OA 项目是否成功实施与应用， 首先是 OA 项目本身的成败，不成再启动相关项目负面作用是巨大
的，不单 是换一个产品、换一个时间、换一个项目的简单问题；
其二：作为信息建设普及基础应用的项目也对其他项目起到示范作用， 成则有着普遍借鉴意义，败则有着“多米诺骨牌”负面影响。
鉴于考虑到上述重要性我们慎重的以此方式召集相关会议并提出项目上 线指导方案书。
我们在项目实施方面丰富经验让我们能够有效避免失败和把项目实施中 的风险减少到最小，并不断积累经验，形成指导我们在项目实施和管理上的
方法论。
相信通过项目组双方共同努力，项目实施与应用必然会实现最终目标。
此方案书，限于时间紧迫，某些非关键性问题可能被忽略，某些方面的 措词可能有失分寸，某些方面的评价可能有失公允。对此，我们除表示歉意 外，愿意针对大家关心的其它问题进行再探讨与作补充报告。
上海 XX 软件科技有限公司
XXXXOA 项目组
二 00 九年十月