关于中学档案管理中存在的问题分析以及解决策略探讨
[摘 要]本文对中学档案管理工作进行简要阐述，从档案信息收集、管理以及档案工作方式三个角度，说明档案管理存在的问题，并进行解决策略的探讨，希望本文能够为中学档案管理工作的进步提供帮助。
[关键词]中学；档案管理；问题；解决策略
中图分类号：R61 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2019）13-0277-01
引言
档案管理指的是將一个单位或者组织在发展过程中产生的资料进行建档、存储和利用的工作过程。在中学学校里，档案管理工作既包含了学生的学籍档案存储和调动，也包括了教师个人工作档案的管理和调动，还包括学校发展中的大小事宜的记录，档案管理能够为中学提供有关于生源、教师资源、学校建设等各个方面工作的支持，发展档案管理问题，提高档案管理工作效力，值得我们进行思考和探索。
1、中学档案管理现状
对学生的学籍档案、教师的个人工作档案以及学校的建校、发展档案进行归档、存储是中学档案管理工作的主要内容，除此之外，档案管理还包括了对学校生源特征、学生发展情况、学生成绩、升学率等关键资料的整理、梳理和存档。这是中学档案管理工作的重点内容。由此可见，档案管理工作对中学学校本身的发展是极为重要的。但实际上，很多中学对档案管理工作并不重视，从事档案管理工作的教职员工多为年龄大，无法再在一线岗位继续执教的临退休教师，档案管理工作岗位没有固定的专业教职工从事该项工作，学校对档案管理的资金投入也比较少，因此，中学档案管理工作存在着诸多问题亟待解决。
2、中学档案管理工作中存在的问题及原因
2.1 信息收集效力较低
中学学校档案是对学校发展一切相关资料的整理和存储，这意味着，收集资料是档案管理工作的第一个环节，也是基础性环节。最大范围地收集资料，保证档案资料的丰富程度和真实度，是做好档案工作的基础。但是，目前很多中学学校存在着档案信息收集效力低的问题。当前许多高中学校对于档案管理还是传统的管理方式，档案的收集也存在着困难，由于信息收集涉及的范围极其广泛，包括师生的各个方面，各个阶段，需要大量的人员去收集，而且每次将收集来的信息进行录入又是一项耗时长，信息量大的工作。很多同学对档案的信息存在应付心理，这样就会导致很多错误，加上教职工对于档案的录入也不是很积极，毕竟信息一旦录入了档案在以后的管理中查找起来可能会有种种障碍困难，这就从一定程度上淡化了档案信息的收集。
2.2 制度缺失导致管理困难
档案管理工作包括资料收集、归档、存储、调用以及整理档案资料等内容，这些内容环环相扣，互为因果。档案资料收集不全，归档困难，存储位置不明确，或者存储不利，就会导致调用难度，档案资料内容的可信度和可用度不足，则整理出来的档案研究报告，对中学学校发展的指导作用也就越小。因此，一个中学学校档案管理工作想要做好，首先要有较为健全的管理制度，保证工作的各个环节尽然有序，保证档案资料从收集到归档存储以及调用利用，都符合客观规律符合档案管理的科学工作模式。但是，目前大多数高中对于档案管理并没有一整套完整的管理制度体系。档案信息通常涉及到的个人信息量很广，是一个系统性很强的工作，需要各个部门的相互配合，但是档案信息的收集量很大，对于各个部门来说是附加的工作，导致各个部门之间相互推诿，加上档案管理并没有一个规范的制度体系，虽然有管理制度，但是对具体要求不明确，分工混乱，权责不明，由此造成各部门工作效率低下，工作失误增多，管理混乱等等。
2.3 管理方法落后
档案管理是一项庞杂的工作，尤其对于中学学校档案管理来说，几千名学生的档案以及数百名教师的档案的存储和调用就已经是很艰巨的任务，再加上学校建设信息档案、学校财务档案啊、学校的生源、升学率等档案，常常使档案管理工作人员面临着较大的工作压力，甚至是影响档案管理工作的整体效率。这是因为，中学档案管理工作方法相对落后，即使在档案管理信息化全面推行的今天，仍有许多学校和档案管理教职工，倾向于采用传统管理的方法。传统的档案管理工作主要是以手工操作作为档案的主要管理方式，很多具体的工作需要档案人员耗费大量的精力和时间，动强大相当大，长期以来对于档案的管理工作极其不利。而一些高中学校把注意力放在升学率方面，对档案管理没有足够的重视。
3、中学档案管理问题的解决对策
3.1 进行档案工作宣传提高档案管理意识
中学档案管理工作中，档案资料信息收集效力不高的问题，主要是由于中学学校师生乃至学校管理层对档案管理工作不重视导致的。学生不能理解自己的学籍档案对未来择校、高考以及择业的重要价值；教师只关注与个人职称评选、工资相关的档案资料，对其他档案资料的关注度不足；学校方面重视学生的升学率，但很少重视学生生源特征，使得档案资料一开始就存在着不完善的情况，因此很难分析出符合本校特征的教育模式和管理模式。因此，为了使中学档案资料信息收集工作更加顺利，提高档案资料的收集管理效力，使档案管理工作拥有坚实的基础，就必须改变中学师生以及学校管理层对档案工作的认知，进行档案管理工作宣传十分必要。具体可以从以下三方面进行：第一，以讲座的形式，向全校师生宣传档案管理工作的重要性，通过讲座上距离以及播放相关短片的形式，提高师生对档案管理工作的重视程度，提升资料收集工作的效力；第二，制作宣传手册，发布给班级、教研室、办公室，帮助教师和学生们理清档案资料的填写程序并说明其实际价值，因此师生重视；第三，主动对已有档案进行分析，主动向学校领导汇报档案管理工作，主动引起领导重视。
3.2 健全档案管理工作制度
档案管理工作制度缺失导致了诸多工作苦难，因此，解决中学档案管理问题的关键，在于健全档案管理工作制度，可以从以下三个方面入手。第一，规范档案管理工作的流程，具体的填表顺序、交报档案资料的时间、交报地点、档案资料上的公章加盖问题，都在流程中有具体的说明；第二，明确档案管理工作的责任，对涉及到档案管理工作的教职工，一定要制作岗位说明书，明确工作责任，力求做到人岗合一，责任落实，以便保证档案管理工作的环节紧凑、流程清楚；第三，明确档案管理工作的细节，包括各类档案表格的基本格式等，减轻交报档案资料的师生的工作量，提高工作效率
3.3 充分利用信息化工作方法处理档案管理工作
随着科学技术的突飞猛进，互联网的应用给档案管理工作带来了希望和曙光。现代化的网络管理信息系统，充分发挥了科技优势，具有耗时短，效率高的特点，信息的传输，存储，整理，共享同步等等都是传统档案管理方式不能相比的，尤其是共享平台所建立的搜索，查询功能，大大的提高了工作效率，这是值得中学校档案管理工作尝试和不断推进的。
4、结论
综上所述，中学档案管理工作中存在着诸多问题，从档案管理意识、工作制度以及工作方法三方面进行改善，能够有效解决这些问题，提高档案管理工作效率。
参考文献
[1]王虎.中学档案管理工作的现状与对策[J].华夏教师，2018（07）：125-127.
[2]黄莉莉.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究[J].才智，2018（07）：105-107.
[3]程蕾.试析中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].办公室业务，2018（06）：105-107.
[4]黄芳兰.中学档案管理实践中遇到的问题和对策[J].长江丛刊，2018（04）：117-118.
[5]刘晓宁.新时期普通中学档案管理信息化建设方案研究[J].办公室业务，2018（02）：125-127.