摘要：随着科技的不断进步，计算机技术不断地普及，已经渗透了人们生活中的每个环节，尤其是档案管理工作，电子化管理已经成为了社会发展的必然趋势，现有的传统的档案管理模式并不能够满足二十一世纪的发展步伐，电子化档案的管理在科技进步、促进经济发展中都起着重要作用。
关键词：档案管理；电子化；趋势
档案参考作用具有较大的可靠性。档案是原始记录，是第一手资料。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源可靠。其次，档案参考作用具有一定的广泛性。因而，档案也是很广泛的。每个单位有档案馆，保存着本地区、本单位各种内容的档案，遇有难题，都可以到档案部门参考档案，寻找答案，所以，由于电子化办公科技的不断进步发展，各单位、企业在形成大量的电子文件时，电子化档案管理已经成为必不可少的重要内容之一。
一、档案管理电子化的重要性
1.档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行 、管理方法和手段，以达到预期目的 面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是 项耗资巨 、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。
2.电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。
3.计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用 些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、 储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一 新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。
二、档案管理适应新时期工作的需求
1.新时档案的管理工作需要不但要有文件的检索功能，又有档案信息管理的计算机管理软件系统，由于档案软件没有信息管理的功能，通用性不好，另外，各单位企业的档案部门使用的计算机的型号不统一、软件的开发功能上各异、也就没办法跟上新时期的发展步伐，就不能利用电脑来完成档案信息的管理，最终就造成使档案管理电子化的进度受到约束。
2.现在的的机读目录档案系统不利于资源的共享，期刊文章分类查询，尽在期刊图书馆在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
3.相对来讲想要实现档案管理信息化的基础是，必须基础的工作要标准化、规范化，而因为是历史的因素，导致档案基础差、案卷质量不高、最主要的是各类的档案著录细则相容性很弱、另外，档案自动化的工作没有实行统一的标准、就形成在实现统一实施标准上有制约，也就导致了档案管理电子化进程。
4.目前现有的档案管理模式不能跟上电子化发展的脚步，没有按照计算机信息处理技术的特点和发展方面考虑，然而电子化管理的归档的文件资料是磁盘、光盘，目前现行的档案整理方式已经不能已不能完全适应。
5.要想实现电子化档案管理必须有现代化的人：也就是说要提高档案管理人员的知识技能、管理水平，原来的管理人员只是一般的计算机技术水平，在很多的档案管理部门形成严重的缺乏高技能、素质高、信息处理复合型人才，就算有了现代化的办公设备，不能实现电子化档案管理了。因此，管理人员档案信息管理人员素质、知识、技能必须提高。
三、档案管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势
目前，所有的档案管理全部是实行无纸化的办公，这样就促使档案的生成方式发生了非常大的变化，例如：文件的起草、签发、归档等、过程都可以在计算机和通讯的线路中进行，也就是说，电子档案信息存储密度高与计算机联机能力强，影像还原效果好，便于大量复制拷贝，节省存贮空间，利用率极大提高。因此我们应利用现代的科技手段，加大对档案资料的收藏力度，延长档案资料的寿命，利用现代畅通的网络技术，实现档案信息资源共享，因此，档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势。
四、档案管理工作的发展路径
一方面必须做好归档电子档案文件的技术处理，实行电子文件的管理目标，也就是说新型材料的归档是势在必行的，同时也就对档案的管理人员提出了更高的要求，就是必须要深入现行的工作领域来，并对产生大量电子文件的接受、存储、进行学习，要学会保护原始的电子文件，了解相关重新组合的来龙去脉，另一方面解决好电子档案文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。因此，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。
由此可以看出，随着信息技术的发展，信息在现代社会经济生活中的地位和作用已越来越明显，档案管理信息化势在必行，必须利用现代信息和网络技术做好档案管理工作，更好地服务社会。
（作者简介：贾彦俊（1979.7-），女， 汉，农安人，本科，毕业于长春市广播电视大学，专业：会计学，吉林省交通投资集团有限公司，主要研究方向：档案对现在社会的贡献。）